Préiso est une société française d'audit, de conseil et de formation spécialisée sur les aspects qualité, réglementaires et normatifs impactant significativement les organisations et professionnels concernés. Les intervenants et référents Préiso travaillant dans le cadre de l’évaluation des ESSMS, sont des experts qualifiés dans le domaine social et médico-social.
Nos experts vous présentent la procédure d’évaluation des ESSMS.
Au mois de mai 2022, la Haute Autorité de Santé a diffusé la procédure à suivre par les ESSMS et les organismes évaluateurs. L’évaluation porte sur le périmètre de l’autorisation délivrée par l’(les) autorité(s) d’autorisation et de contrôle. L’évaluation est réalisée par un organisme accrédité à partir du référentiel et du manuel d’évaluation publiés par la Haute Autorité de la Santé (HAS).
La planification des évaluations des ESSMS
La première programmation pluriannuelle des évaluations est arrêtée au plus tard le 1er octobre 2022 par l’autorité ou, conjointement, les autorités ayant délivré l’autorisation aux structures.
Les autorités de tutelles des Etablissements et Services Sociaux et Médico-Sociaux devront étaler les premières évaluations du 1er janvier 2023 au 31 décembre 2027.
Par la suite, les ESSMS devront transmettre tous les 5 ans les résultats d’évaluation de la qualité de leurs prestations. Toutefois, les autorités de tutelle peuvent réajuster les dates d’évaluation suivantes, au 31 décembre de chaque année.
Le décret du 26 avril 2022 rend prioritaire l’évaluation de certains ESSMS, ceux dont l’autorisation a été délivrée entre le 1er janvier 2008 et le 31 décembre 2009, et qui n’ont pas transmis leur seconde évaluation.
Cela concerne :
- les ESSMS qui, en raison de la crise sanitaire, ont bénéficié d’un report de transmission de leur évaluation jusqu’au 31 décembre 2021, mais qui n’auraient pu la transmettre à temps (délai initialement prévu entre le 12 mars et le 31 décembre 2021) ;
- les ESSMS concernés par le moratoire entre le 1er janvier et le 31 décembre 2021, qui annulait la procédure d’évaluation pendant cette période.
Tous ces établissements devront être évalués entre le 1er janvier 2023 et le 30 juin 2023.
Les évaluations des autres ESSMS seront planifiées entre le 1er juillet 2023 et le 31 décembre 2027.
La sélection de l’organisme évaluateur
Avant la date prévue de son l’évaluation, l’ESSMS doit lancer une procédure de mise en concurrence pour sélectionner l’organisme qui sera chargé de réaliser la visite d’évaluation. Ce document de mise en concurrence devra présenter le périmètre dans lequel l’évaluation va se dérouler. La sélection est réalisée dans le cadre habituel des procédures de mise en concurrence et, pour les établissements publics, dans le respect des règles du code des marchés publics.
La démarche d’amélioration continue de la qualité prise en compte lors de l’évaluation
L’ESSMS devra mentionner, dans son rapport annuel d’activité, les actions engagées dans le cadre de sa démarche d’amélioration continue de la qualité. Les ESSMS peuvent utiliser les outils d’évaluation mis à leur disposition par la HAS et réaliser leur auto-évaluation sur la base des critères du référentiel qui leur sont applicables. Cela facilite l’appropriation du référentiel et des méthodes d’évaluation par les professionnels.
La démarche d’amélioration continue de la qualité qui est mise en place par les ESSMS peut ainsi être fondée sur :
- les auto-évaluations réalisées
- les actions spécifiques engagées par les ESSMS par rapport à l’activité de leur structure (comme des plans d’actions spécifiques au public qu’ils accompagnent, les certifications ou les labellisations…)
- et toutes les autres actions que les ESSMS engagent pour améliorer la qualité des prestations qu’ils proposent aux personnes accueillies. Ces actions sont complémentaires et visent à élever le niveau de qualité au sein des ESSMS.
La visite d’évaluation tient compte des résultats de la démarche d'amélioration continue de la qualité engagée par l’ESSMS pour apprécier la dynamique d'amélioration du service rendu.
La visite de l’établissement ou du service de l’ESSMS
L’évaluation des critères applicables à l’ESSMS est réalisée par l’organisme évaluateur lors d’une visite d’évaluation organisée et matérialisée par la signature d’un contrat entre l’ESSMS et l’organisme. Le contrat est établi en conformité avec les préconisations du cahier des charges applicable aux organismes chargés de l’évaluation des ESSMS, du référentiel et du manuel d’évaluation, ainsi que de la présente procédure d’évaluation.
Le contrat pour la visite de l’ESSMS précise notamment les dates de la visite d’évaluation, sa durée, son coût, le nom et le profil des intervenants missionnés par l’organisme, ainsi que le planning de la visite d’évaluation. A noter que la composition de l’équipe d’évaluation ne peut être inférieure à deux intervenants. Ces données doivent être reportées dans la plateforme Synaé au plus tard au moment de la visite d’évaluation par l’organisme.
L’un des intervenants membre de l’équipe d’évaluation est désigné coordonnateur de la visite. L’ESSMS doit communiquer aux intervenants de l’organisme évaluateur, tous les documents qui sont nécessaires pour son évaluation et faciliter les rencontres des intervenants pendant la visite d’évaluation.
A noter que l’organisme évaluateur a l’obligation d’informer le représentant légal de l’ESSMS et le ou les autorités compétentes, des faits ou des manquements qui mettent en jeu la sécurité des personnes accompagnées par les ESSMS, que les intervenants auraient constatés durant la visite d’évaluation.
Le rapport d’évaluation : les résultats
Le rapport d’évaluation reprend l’ensemble des éléments d’évaluation du référentiel cotés. Il met en valeur les axes forts et les axes de progrès qui ont été identifiés par les intervenants de l’organisme évaluateur.
Le rapport d’évaluation présente une représentation graphique des résultats. Le but étant de faciliter la lecture au niveau global, par chapitres et par thématiques. Il fait également un focus sur la cotation des critères impératifs. L’organisme évaluateur doit transmettre son rapport d’évaluation de la visite à l’ESSMS via la plateforme Synaé, au plus tard 1 mois après la visite d’évaluation.
A partir de la réception du rapport d’évaluation, l’ESSMS dispose d’un mois afin de rédiger ses observations et les renvoyer à l’organisme évaluateur (via la plateforme Synaé). Ce dernier procède par la suite à la clôture du rapport d’évaluation et communique le rapport définitivement à l’ESSMS.
L’ESSMS peut signaler à la HAS, via la plateforme Synaé, tout manquement de l‘organisme, ou de ses intervenants, constaté lors de la visite ou dans le déroulé de la procédure d’évaluation
La publication et la diffusion du rapport d’évaluation
La transmission par l’ESSMS du rapport d’évaluation est réalisée pour la HAS en version dématérialisée via la plateforme Synaé et pour le ou les autorités de tarification et de contrôle selon les modalités convenues. Le rapport d’évaluation s’accompagne du plan d’actions spécifique exigé au regard des résultats associés à l’évaluation des critères impératifs.
L’ESSMS doit également assurer la diffusion du rapport d’évaluation en interne auprès de l’instance délibérante, de l’instance de représentation des personnels et du conseil de la vie sociale le cas échéant. Le rapport d’évaluation fait l’objet d’une diffusion publique selon les modalités fixées par décret.
Préiso intervient auprès des ESSMS en charge de l’accompagnement des personnes âgées, des personnes en situation de handicap et des enfants suivis dans le cadre des dispositifs de protection de l’enfance. Nous prenons en compte les besoins et le contexte de chacun des ESSMS dans lesquels nous intervenons afin de proposer une approche de l’évaluation la plus adaptée à l’établissement et au public accompagné.